Kurumun veya yöneticinin günlük programını, iletişimini ve protokol işlerini yöneten kişidir.
Özel Kalem Müdürü; işletmenin genel çalışma prensipleri doğrultusunda, araç, gereç ve ekipmanları etkin bir şekilde kullanarak, işçi sağlığı, iş güvenliği ve çevre koruma düzenlemelerine ve mesleğin verimlilik ve kalite gereklerine uygun olarak:
a) Yöneticinin randevu ve toplantı takvimini planlamak,
b) Gelen çağrıları, e-postaları ve ziyaretçileri koordine etmek,
c) Protokol ve ağırlama süreçlerini yürütmek,
d) Resmi yazışmaları ve dosyalama işlemlerini yönetmek,
e) Toplantı tutanaklarını ve raporları hazırlamak,
vb. görev ve işlemleri yerine getirir.